كيفية تحليل الاحتياجات التدريبية مع Toolkit عملي مجاني

كيفية تحليل الاحتياجات التدريبية مع Toolkit عملي مجاني

هل تريد بناء برنامج تدريبي قوي قائم على تحليل الاحتياجات التدريبية باحترافية؟

هل نظمت برنامجًا تدريبًا ولم يُلبي التوقعات؟ ويرفع من كفاءة المتدربين؟

هل تعمل في مكان كلما طرأت مشكلة نظم تدريبًا دون التأكد من أن التدريب هو الحل المناسب؟

هل تريد عمل تحليل الاحتياجات التدريبية TNA قبل بدء فترة تدريب؟

هذا الدليل يُجيب عن هذه الأسئلة، لأنه موجه إلى:

• مسؤولي ومديري التدريب والتطوير
• أخصائيي التعلم والتطوير (L&D)
• موظفي الموارد البشرية
• المدربين والاستشاريين

الذين يشاركون في تحديد الاحتياجات التدريبية وتصميم البرامج التعليمية داخل المؤسسات.

ستتعرف في هذا الدليل على:

• ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟ وأهميته
• أنواع ومستويات تحليل الاحتياجات التدريبية
• خطوات عملية تفصيلية لعمل TNA دقيق يُلبي التوقعات
• 10 أخطاء شائعة يجب تجنبها أثناء عمل TNA
• الإجابة عن 7 أسئلة شائعة حول Training Needs Analysis

وإذا وصلت إلى نهاية المقال، لدى معهد TBT Institute هدية مجانية لك تساعدك على تحويل هذه الخطوات من معلومات تقرؤها إلى خطة عملية لعمل Training Needs Analysis احترافي؛ لذلك احرص على إكمال الدليل حتى النهاية.

ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟

تحليل الاحتياجات التدريبية Training Needs Analysis (TNA) هو أول خطوة قبل عملية التدريب، هدفه هو قياس الفجوة بين الأداء الحالي والأداء المتوقع، وليس بالضرورة أن تكون الفجوة في أداء المتدربين، فقد تكون مرتبطة بالموظف، بالوظيفة، أو بالمؤسسة.

وبعد تحديد الفجوة (Gap) نحدد لماذا هي موجودة أصلًا؟ هل المشكلة في المعرفة، المهارات، القدرات، أو الأداء؟

ولتعلم الفرق بين الأربعة المعرفة، المهارات، القدرات، والأداء، انظر في الجدول التالي:

بعد تحديد سبب وجود الفجوة بين الأداء الحالي والأداء المتوقع، نأتي للسؤال المهم في الـ Training Needs Analysis، هل التدريب هو الحل المناسب؟

• من يحتاج التدريب؟
• ماذا يحتاج أن يتعلم؟
• ما المستوى المطلوب؟
• ما نوع التدريب المناسب؟
• ما أهداف التعلم؟

ثم نصمم التدخل التدريبي المناسب للحالة.

والجدير بالذكر أن معهد TBT Institute يقدم شهادة TBT Trainer Academy الحاصلة على CPD Accredited من المملكة المتحدة، ومن أهم أجزاء هذه الحقيبة التدريبية Training Needs Analysis Toolkit.

ما أهمية تحليل الاحتياجات التدريبية؟

• أهم أهمية في الـ Training Needs Analysis أن تكون في يقين من أمرك: أي لا تبدأ تدريب لأن هناك فجوة ونقص، بل لأنك حللت سبب هذه الفجوة ووجدت أن التدريب هو الحل الأمثل، بحيث تكون قادر على فهم المشكلة، سببها، وهل التدريب هو الحل لها؟

  في معايير التدريب الثمانية من الـ CDC يقع الـ Needs Assessment كأول وأهم معيار للتدريب الناجح، وأنه ضروري للتأكد أن التدريب مناسب لسد الفجوة، خصوصًا أن التدريب قد لا يكون الحل دائمًا.

• ربط التدريب بمشاكل وأهداف عمل حقيقية: لكل مؤسسة هدف، وهذا الهدف يتطلب أداء معين، وبين الأداء الحالي والأداء المتوقع، قد توجد فجوة، فيتم اختيار التدريب المناسب لسد هذه الفجوة.

  يعني الشركة أو المؤسسة حددت احتياجاتها من مواردها البشرية (الموظفين) ووضعت خطة لتلبية هذه الاحتياجات بالتدريب. وهذا أمر أساسي وفيصلي لضمان فاعلية التدريب والتعليم داخل المؤسسة.

• مراعاة الفرق بين مُحتاجي التدريب: لأن من أكبر مشاكل التدريب أن المؤسسة قد تدرب الجميع على الشيء نفسه رغم اختلاف احتياجاتهم. الـ TNA يساعد في تحديد الاحتياج التدريبي بدقة، عن طريق تحديد:

  • من يحتاج التدريب؟
  • ماذا يحتاج تحديدًا؟
  • متى وأين
  • تحديد خصائص المتعلمين
  • العوائق التي تؤثر في أدائهم
  • مستوى المعرفة الحالي
  • الكفاءات المطلوبة

  على سبيل المثال: لو اكتشفت الشركة فجوة في استخدام Excel، لكن هناك فروق:

  • موظف يحتاج أساسيات الـ Excel.
  • موظف ثاني يعرف الأساسيات لكنه يحتاج Pivot Tables.
  • وثالث محلل بيانات يحتاج مستوى متقدمًا.

  المشكلة واحدة ظاهريًا، وهي: نقص مهارات Excel، لكن الاحتياج التدريبي ليس واحدًا.

  مثال بصري: الاحتياج واحد ظاهريًا، لكن المستوى يختلف

  الموظف الأول

  يحتاج أساسيات Excel

  الموظف الثاني

  يعرف الأساسيات ويحتاج Pivot Tables

  الموظف الثالث

  محلل بيانات ويحتاج مستوى متقدمًا

• ترتيب الأولويات: عند إجراء TNA يساعد ذلك في تحديد الأولويات التدريبية وتخصيص الموارد التعليمية المحدودة بناءً على الاحتياجات التي تم تحديدها، لأن المؤسسة لديها موارد محدودة من: ميزانية، وقت، مدربون، ووقت الموظفين نفسه. لذلك ترتيب الاحتياجات التدريبية بناء على الـ Training Needs Analysis حسب الأكثر أهمية وتأثيرًا على أهداف المؤسسة.

• يقلل خطر إهدار الوقت والمال في غير محلهما: لأن حسب الـ OECD في بيانات الشركات الأوروبية، كان هناك تطابق كامل بين الاحتياجات المستقبلية المحددة ومحتوى التدريب في 13% فقط من المؤسسات، بينما أظهر 30% تطابقًا مقبولًا.

  تخيل أن تهدر مال ووقت في تدريب يتوافق -في أحسن الحالات- مع الاحتياجات التدريبية الحقيقية للمؤسسة بنسبة 30%، وذلك بسبب إهمال تحليل الاحتياجات التدريبية.

• يساعد على تصميم تدريب أكثر اتساقًا مع أهداف المؤسسة، بعد تحديد:

  • ما الأداء المطلوب؟
  • ما مستوى الأداء الحالي؟
  • ما الفجوة؟
  • من لديه الفجوة؟
  • ما المعرفة/المهارة المطلوبة لسد هذه الفجوة؟
  • وما مستوى الإتقان المطلوب؟

  ثم نصمم التدريب حول الاحتياج الفعلي بدل تقديم محتوى عام.

• الـ TNA يجعل التدريب أكثر تخصيصًا للمتدرب: لأنه لا يقتصر على معرفة ما يحتاجه الموظفون بشكل عام، بل يساعد على فهم أهداف المتدرب، خبراته السابقة، مساره الحالي،ونقاط قوته والجوانب التي تحتاج إلى تطوير، وبناءً عليها يمكن تخصيص أسلوب الشرح والتوجيه بما يناسب احتياجاته.

وهذا ما نطبقه في TBT Institute؛ إذ يُعد TNA & Profiling جزءًا أساسيًا من برامجنا التعليمية، وتبدأ رحلة المتدرب بـ Discovery Meeting مع فريق TBT لتحديد أهدافه، خلفيته، ومعرفة مدى مناسبة البرنامج له قبل الاشتراك.

كما حصلت برامجنا على UK CPD Certificate، بما يعكس اهتمامنا ببناء برامج تعليمية قائمة على منهجية واضحة في تحديد الاحتياجات وتقديم التدريب.

أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية

الـ Open University مثلًا تصف الـTNA التقليدي بأنه يفحص الاحتياجات على هذه المستويات الثلاثة: organization, job-task, individual.

1. التحليل التنظيمي — Organizational Analysis

الـ Organizational أي تنظيمي / متعلق بالمنظمة أو المؤسسة.

والـ Analysis تعني تحليل، أي تفكيك الشيء إلى عناصره وفحص هذه العناصر لفهم العلاقات، الأسباب، والنتائج.

إذن Organizational Analysis هو تحليل المؤسسة أو المنظمة من خلال فحص عناصرها، ظروفها، أهدافها، ومواردها لفهم وضعها واحتياجاتها.

وبالتالي تحديد ما تحتاج إليه من قدرات، أداء، وتدريب، في ضوء أهدافها، استراتيجيتها، مواردها، بيئتها الحالية، والمستقبلية.

ماذا نحلل تحديدًا في المنظمة؟ في دليل FAO المستند إلى نموذج McGehee & Thayer، تُذكر أربعة مكونات كلاسيكية للتحليل التنظيمي:

• تحديد أهداف وغايات المؤسسة.
• تحليل الموارد البشرية.
• تحليل مؤشرات الكفاءة/الأداء.
• تحليل المناخ التنظيمي.

2. تحليل الوظيفة أو المهمة — Task / Job Analysis

ما المقصود بـ Task / Job Analysis؟ هو عبارة عن مصطلحان متداخلان:

• تحليل الوظيفة (Job Analysis): النظر إلى الوظيفة ككل، تحديد مسؤولياتها، مهامها، ومتطلبات أدائها.
• تحليل المهمة (Task Analysis): النزول إلى مستوى المهام نفسها، وتفكيك المهمة إلى خطوات أو أنشطة محددة، ثم تحديد ما يلزم لأدائها بصورة صحيحة.

والهدف التدريبي واحد وهو معرفة ما يجب أن يكون الموظف قادرًا على فعله؟ وما الـ KSA اللازمة لذلك؟

هدفنا من الـ Task / Job Analysis إيجاد إجابة للأسئلة التالية:

• ما الأداء المطلوب في هذه الوظيفة؟
• ما المهام التي ينتج عنها هذا الأداء؟
• ما المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لتنفيذ هذه المهام بالمستوى المطلوب؟

ولهذا يجب ننظر إلى أربعة أشياء:

1. المهام الأساسية للوظيفة: ما الذي يقوم به الموظف في إطار عمله؟
2. مستوى الأداء المطلوب: كيف نعرف أن المهمة أُنجزت كما ينبغي؟ وما المعيار أو النتيجة المرجوة؟
3. الـ KSA المطلوبة: ما المعرفة Knowledge، المهارات Skills، والقدرات Abilities التي يحتاجها الموظف لأداء المهمة؟
4. ظروف ومتطلبات أداء المهمة، مثل: الأدوات، الأنظمة، التكنولوجيا، الإجراءات، أو أي ظروف تؤثر في طريقة تنفيذها.

وللاستزادة حول الـ Task / Job Analysis يمكنك البحث عن نموذج Goldstein & Ford هو أحد النماذج الكلاسيكية في تحليل الاحتياجات التدريبية (Training Needs Assessment/Analysis)، ووضعه Irwin L. Goldstein وJ. Kevin Ford في كتابهما Training in Organizations: Needs Assessment, Development, and Evaluation.

3. التحليل الفردي — Individual / Person Analysis

التحليل الفردي هو عملية تحديد الموظفين الذين لديهم فجوة بين مستوى الأداء أو الكفاءة الحالي والمستوى المطلوب، وفهم طبيعة هذه الفجوة وأسبابها، لتحديد هل يحتاجون إلى تدريب، وما الذي يحتاجون إلى تعلمه في هذا التدريب بشكل محدد.

في النهاية، هذه مقارنة مختصرة للتفرقة بين مستويات تحليل الاحتياجات التدريبية الثلاث:

هل انتهت أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية؟ لا :)

لأن هناك تصنيف آخر مهم جدًا وأكثر تفصيلًا لأنواع التحليل بحسب السؤال الذي نريد الإجابة عنه، وليس فقط مستوى المؤسسة، الوظيفة، والفرد. وهو منقول عن PILAC (2008) ومنسوب إلى Jean Barbazette (2006) في كتاب Training Needs Assessment: Methods, Tools and Techniques

ويشمل:

تحليل الأداء أو تحليل الفجوة — Performance / Gap Analysis

هو تحليل يقارن بين مستوى الأداء الحالي ومستوى الأداء المطلوب لتحديد أين توجد الفجوة، ثم يبحث في سببها وهل هي ناتجة عن نقص في المعرفة أو المهارة؟ فبالتالي يمكن للتدريب معالجتها.

لذلك الـ Gap Analysis لا يكتفي بإثبات وجود ضعف في الأداء، بل يساعد على تحديد ما إذا كان التدريب هو التدخل المناسب أم لا.

تحليل الجدوى — Feasibility Analysis

يُستخدم تحليل الجدوى لتقييم مبرر تنفيذ التدريب من منظور التكلفة والمنفعة؛ وفحص ما إذا كانت الفائدة المتوقعة من معالجة مشكلة الأداء من خلال التدريب تستحق التكلفة والموارد المطلوبة؟

وبالتالي فهو يساعد في اتخاذ قرار هل يستحق هذا الاحتياج أن نستثمر فيه تدريبًا؟

تحليل الاحتياجات مقابل الرغبات — Needs versus Wants Analysis

يهدف إلى التمييز بين ما تريده الأطراف المعنية من التدريب وبين ما تحتاجه المؤسسة فعليًا لمعالجة مشكلة أو تحقيق هدف معين.

وهذا للتدقيق فيما إذا كان النقص الذي نريد معالجته مرتبط باحتياج حقيقي في العمل أو بمجرد رغبة في الحصول على تدريب؟

تحليل الأهداف — Goals Analysis

يُستخدم الـ Goals Analysis لتحويل الرغبة العامة أو الهدف الغير واضح من التدريب إلى تغيير سلوكي أو أدائي محدد يمكن استهدافه.

فبدلًا من أن يكون هدفنا من التدريب أمر عام مثل: تطوير مهارات الموظفين، باستخدام التحليل نحدد السلوك أو الأداء الذي ينبغي أن يتحسن نتيجة للتدخل التدريبي.

وبشكل عام أي أهداف Goals يجب أن تكون SMART، أي:

وفي تحليل الأهداف Goals Analysis هنا يركز على جعل هذه الخمس خصائص متوفرة في التدريب.

تحليل الوظيفة/المهمة — Job / Task Analysis

الـ Job / Task Analysis يركز على العمل المطلوب أداؤه مثل:

• المهام التي تتكون منها الوظيفة
• الطريقة الصحيحة أو المعيار المطلوب لتنفيذها

ثم تُفكك المهام إلى مكونات يمكن تعليمها وتحديد المعارف والمهارات اللازمة لأدائها بكفاءة.

وهو يتوافق مع مستوى Task Analysis في نموذج Goldstein & Ford.

تحليل الفئات المستهدفة — Target Group Analysis

الهدف تحديد من سيشارك في التدريب، ودراسة خصائص هذه الفئة المشاركة، خبراتها، واحتياجاتها. مما يساعد على تصميم التدريب وتخصيصه بما يناسبهم.

كما قد يكشف عن فئات أخرى قد تستفيد من التدريب نفسه.

تحليل السياق — Context Analysis

تحليل السياق يفحص الظروف المحيطة بتنفيذ التدريب، مثل: التوقيت، بيئة العمل، والمتطلبات والقيود التي قد تؤثر في تقديم التدريب أو الاستفادة منه.

لذلك لا يركز على محتوى التدريب فقط، وإنما معرفة متى وكيف وتحت أي ظروف يمكن تنفيذ التدريب بنجاح؟

خطوات أداء تحليل الاحتياجات التدريبية

بعد فهم مستويات تحليل الاحتياجات التدريبية، تأتي مرحلة تطبيق التحليل على أرض الواقع.

ولا تبدأ هذه العملية باختيار دورة تدريبية، وإنما بفهم المشكلة التي تحاول المؤسسة حلها، ثم الانتقال تدريجيًا من تحديد فجوة الأداء إلى معرفة أسبابها والحل المناسب لها.

يمكن تلخيص عملية تحليل الاحتياجات التدريبية في ست خطوات أساسية:

وهذه الخطوات تمثل الإطار العام للعملية، لكن تطبيقها عمليًا يحتاج إلى أسئلة وأدوات لجمع البيانات، تحليل فجوات الأداء، وتحديد أسبابها، ثم تحويل النتائج إلى توصية واضحة يمكن عرضها على صاحب القرار.

أخطاء تحليل الاحتياجات التدريبية

اللافت أن أخطاء Training Needs Analysis تتكرر بشكل واضح جدًا.

أهمها ليست أخطاء في أداة التحليل نفسها، بل أخطاء في طريقة التفكير التي يبدأ بها التحليل.

لذلك جمعت لك أكثر أخطاء تحليل الاحتياجات التدريبية شيوعًا، لتتجنبها، والمرء يتعظ بأخطاء غيره قبل نفسه. ورتبتها لك حسب درجة شيوعها من الأكثر للأقل شيوعًا كالتالي:

1. البدء بالتدريب قبل تحديد المشكلة

أشهر خطأ هو المبادرة بطلب دورة تدريبية، فيتعامل مسؤول التدريب مع الطلب باعتباره الاحتياج نفسه.

لكن التحليل الصحيح يبدأ من المشكلة والأداء المطلوب، فالأولى أن يسأل:

• ما الفجوة؟ وما سببها؟
• وهل التدريب مناسب أصلًا؟

2. افتراض أن كل فجوة في الأداء تحتاج إلى تدريب

وجود مشكلة في الأداء لا يعني تلقائيًا وجود مشكلة في المعرفة أو المهارة. وبالتالي الحاجة إلى تدريب.

قد يكون السبب نظامًا غير مناسب، نقصًا في الأدوات، إجراءات معقدة، عدم وضوح في الأهداف والتوقعات، أو مشكلة في الحوافز والبيئة التنظيمية.

3. الاعتماد على مصدر واحد للمعلومات

مثل: أن يعتمد المحلل على رأي المدير فقط، أو أن يرسل استبيانًا للموظفين ويعتبر نتائجه كافية للحكم.

لأن المشكلة أن كل مصدر يرى جانبًا مختلفًا من المشكلة. كل شخص ينظر بزاويته وفكره هو!

لذلك الأفضل الجمع بين أكثر من مصدر، مثل: بيانات الأداء، مقابلات، استبيانات، ملاحظة مباشرة، تقييمات الأداء أو اختبارات عملية بحسب الحالة.

4. الاعتماد على سؤال الموظفين فقط

الموظف قد يصف ما يشعر أنه صعب أو ما يعتقد أنه يحتاج إلى تعلمه، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه صعب أو يحتاج لتعلمه فعلًا، ولا يعني أنه استطاع تحديد السبب الحقيقي لفجوة الأداء.

مثلًا: قد يعتقد الموظف أنه يحتاج إلى دورة في إدارة الوقت، بينما تكشف البيانات والتتبع الدقيق لجزر المشكلة، أن الخلل الحقيقي هو تضارب الأولويات أو سوء توزيع المهام.

فالشخص قد لا يستطيع تشخيص الحالة بشكل دقيق، لذلك من الأفضل أن يكون السؤال عن الأداء الفعلي، المواقف، والمهام التي يواجه فيها الموظف صعوبة، وليس عن الدورات التي يرغب في حضورها فقط.

5. استخدام أوصاف عامة بدل تحديد فجوة قابلة للملاحظة

مثل:

• ضعف التواصل.
• ضعف القيادة.
• نقص الإبداع.
• ضعف خدمة العملاء.

هذه عبارات واسعة جدًا بحيث يصعب بناء تحليل أو تدريب دقيق عليها.

الأفضل تحويلها إلى أداء محدد، مثل: لا يستطيع موظف خدمة العملاء تهدئة العميل الغاضب أو شرح سياسة الاسترجاع وفق الإجراء المعتمد.

6. تجاهل مستوى الوظيفة أو المهمة والتركيز على الموظف فقط

قبل أن تحدد من يحتاج التدريب، يجب أن تحدد في الخطوة الأولى ما الذي يجب أن يفعله الموظف وبأي مستوى.

النموذج الكلاسيكي لتحليل الاحتياجات ينظر إلى ثلاثة مستويات: المؤسسة، الوظيفة/المهمة، والفرد؛ بحيث يساعد تحليل الوظيفة والمهمة في تحديد الأداء والقدرات المطلوبة قبل مقارنة ذلك بأداء الأفراد.

ويمكنك في هذه الخطوة الاستعانة بـ كتيب «أدوات تحليل الاحتياج التدريبي» من TBT Institute الحاصل على اعتماد CPD من المملكة المتحدة.

7. تجاهل أهداف المؤسسة

نتيجةً لذلك قد يكون التدريب جيدًا في حد ذاته، لكن لا علاقة له بوضوح بالمشكلة أو النتيجة التي تريد المؤسسة تحسينها.

تحليل الاحتياجات على المستوى التنظيمي يجب أن يرتبط بأهداف المؤسسة واستراتيجيتها واحتياجاتها الحالية والمستقبلية، وليس فقط برغبات الموظفين أو قائمة الدورات المتاحة.

8. معاملة جميع الموظفين على أنهم يحتاجون إلى التدريب نفسه

من أخطاء تحليل الاحتياجات التدريبية، أن تكتشف المؤسسة وجود فجوة لدى مجموعة معينة ثم تقرر تدريب الجميع بالبرنامج نفسه، رغم اختلاف الخبرة والأداء والدور وحجم الفجوة.

التحليل الفردي يساعد على تحديد من يحتاج إلى التدريب، وما الذي يحتاج إليه، وبأي مستوى، كما أن تحليل المتعلمين يُعتبر جزءً مستقلًا من عملية TNA.

9. عدم ترتيب الاحتياجات حسب الأولوية

لأن ليس كل نقص يستحق أن يتحول إلى برنامج تدريبي الآن.

قد توجد عشرات الفجوات، لكن بعضها يؤثر مباشرة في مؤشر أداء مهم للمؤسسة، وبعضها تأثيره محدود أو يمكن تأجيله.

لذلك يجب أن ينتهي التحليل إلى احتياجات ذات أولوية، وليس مجرد قائمة طويلة بالمهارات الناقصة.

10. إنهاء التحليل عند تحديد التدريب وعدم تحديد معيار للنجاح

أهداف التدريب يجب أن تكون -كما ذكرنا سابقًا- SMART، أي:

من المهم أن يُوجد منذ البداية مؤشر يوضح ما الذي سيختلف بعد التدخل التدريبي، مثل: انخفاض الأخطاء، ارتفاع رضا العملاء، تحسن سرعة إنجاز المهمة، زيادة الالتزام بإجراء معين... إلخ.

الأسئلة الشائعة حول تحليل الاحتياجات التدريبية

ما الفرق بين تحديد وتحليل الاحتياجات التدريبية؟

تحديد الاحتياجات التدريبية يركز على اكتشاف الفجوة: أين يوجد نقص في المعرفة، المهارات، الأداء، ومن يحتاج إلى التطوير؟

أما تحليل الاحتياجات التدريبية (TNA) فيتعمق في هذه الفجوة لفهم أسبابها، وتحديد ما إذا كان التدريب هو الحل المناسب، وما الذي يجب أن يتضمنه التدريب إذا كان مطلوبًا.

ومع ذلك، تستخدم العديد من المراجع والممارسات المهنية المصطلحين بالتبادل للإشارة إلى العملية نفسها.

ما طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية؟

لا توجد طريقة واحدة مناسبة لكل الحالات؛ فالطريقة تعتمد على عدة عوامل مثل:

• طبيعة المشكلة
• حجم الفئة المستهدفة
• الوقت
• الموارد المتاحة

ومن أكثر الأساليب استخدامًا:

• الاستبيانات
• المقابلات
• ملاحظة الأداء وتحليل بيانات الأداء
• مراجعة الوثائق والسجلات
• الاختبارات وتقييمات الأداء.

والأفضل في كثير من الحالات الجمع بين أكثر من مصدر بدل الاعتماد على رأي واحد.

ما طرق جمع المعلومات لتحديد الاحتياج التدريبي؟

يمكن جمع المعلومات من مصادر مختلفة، مثل:

• سجلات وتقارير المؤسسة،
• تقييمات الأداء
• المقابلات مع الموظفين والمديرين
• الاستبيانات
• الملاحظة المباشرة للعمل
• والاختبارات.

وتوضح إرشادات ICAO أن اختيار أداة جمع البيانات يجب أن يعتمد على السؤال الذي نحتاج إلى الإجابة عنه والقرار الذي نريد اتخاذه، لأن كل طريقة لها مزايا وحدود.

فمثلًا، قد يساعد الاستبيان في معرفة الاحتياجات المتصورة لدى عدد كبير من الموظفين، بينما تكشف الملاحظة المباشرة عن كيفية أداء العمل فعلًا، وقد تكشف المقابلة أسبابًا أو عوائق لا تظهر في الاستبيان.

متى يجب إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية؟

يُجرى تحليل الاحتياجات التدريبية في عدة حالات منها:

• عندما تظهر فجوة بين الأداء الحالي والمطلوب
• عندما تتغير متطلبات العمل أو التكنولوجيا أو أهداف المؤسسة
• عند إطلاق وظيفة أو نظام أو برنامج جديد
• وكذلك عند التخطيط لتطوير مهارات الموظفين مستقبلًا

لكن ظهور فجوة لا يعني تلقائيًا أن التدريب هو الحل؛ يجب أولًا تحليل أسبابها، فقد تكون مرتبطة بالمعرفة أو المهارات، وقد تنتج عن السياسات أو الأدوات أو العمليات أو بيئة العمل.

ما أساليب تحليل احتياجات التدريب؟

يمكن النظر إلى تحليل الاحتياجات من أكثر من مستوى. والأكثر شيوعًا هو تحليل:

• المؤسسة: ما الذي تحتاجه المؤسسة لتحقيق أهدافها؟
• الوظيفة أو المهمة: ما المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة لأداء الوظيفة؟
• الفرد: من لديه فجوة فعلية في هذه المتطلبات وما الذي يحتاج إلى تطويره؟

ثم تُستخدم أدوات مثل المقابلات، الاستبيانات، الملاحظة، تحليل الأداء، الاختبارات، ومراجعة الوثائق للوصول إلى البيانات اللازمة.

ما أهداف تحليل الاحتياجات التدريبية؟

الهدف الأساسي هو اتخاذ قرار تدريبي مبني على احتياج حقيقي وليس على الافتراضات.

ولذلك يساعد TNA على تحديد فجوات الأداء والمعرفة والمهارات، ومعرفة أسبابها، وتحديد الأشخاص الذين يحتاجون إلى التدريب، ترتيب الأولويات، صياغة أهداف التدريب، اختيار المحتوى والتدخل المناسب، ثم توفير أساس يمكن من خلاله تقييم ما إذا كان التدريب عالج الفجوة بالفعل.

وهذا هو المبدأ الذي نطبقه في TBT Institute؛ فقبل أن يبدأ المتدرب في البرنامج، نركز على فهم أهدافه، خلفيته، واحتياجاته من خلال Discovery Meeting، ثم TNA & Profiling لتكوين صورة أوضح عن مستواه الحالي والجوانب التي يحتاج إلى تطويرها.

وبذلك يصبح تحليل الاحتياجات جزءًا من تصميم تجربة التعلم، وليس مجرد خطوة نظرية تسبق التدريب.

وقد حصلت برامج TBT Institute على UK CPD Certificate، وهو ما يندرج ضمن اهتمامنا بتقديم برامج تعليمية مبنية على منهجية واضحة ومرتبطة باحتياجات المتدربين.

ما أدوات وتقنيات تحليل الاحتياجات التدريبية؟

تشمل أدوات وتقنيات تحليل الاحتياجات التدريبية:

• الاستبيانات
• المقابلات
• مجموعات التركيز Focus Groups هي أسلوب لجمع المعلومات من خلال نقاش منظّم مع مجموعة صغيرة من الأشخاص
• الملاحظة المباشرة
• تحليل بيانات الأداء وتقييمات الأداء
• الاختبارات
• مراجعة الوثائق والسجلات

ويُختار الأسلوب المناسب وفقًا لطبيعة المعلومات المطلوبة والقرار الذي سيُبنى عليها، وغالبًا ما يكون الجمع بين أكثر من أداة أكثر دقة من الاعتماد على مصدر واحد.